Ведение личных дел — правила, требования, состав

Ведение личных дел предполагает оформления папки на сотрудника организации, в которую будут вноситься все документы, имеющие отношение к данному сотруднику, его трудовой деятельности. 

Личные дела не является обязательными для организаций. Исключением являются государственные учреждения, для которых их ведение является обязательной процедурой. Все прочие предприятия могут на свое усмотрение решить этот вопрос.

Как правило, подобным занимаются крупные и средние предприятия. Личные дела могут быть заведены не на всех сотрудников организации, а на часть, например, руководителей, начальников.

Формирование состава личного дела производится на стадии приема на работу, а также в процессе всей трудовой деятельности. Документы, имеющие отношение к сотруднику вкладываются в папку.

На самом деле, личные дела являются очень мощным инструментов по обобщению и систематизации информации о конкретном работнике. Все документальные сведения собираются в одной папке, что очень удобно. В любом момент можно быстро найти нужный документ, поиск документации в папке ускоряется наличие внутренней описи, которая является путеводителем по содержимому папки,  так как указывает, какой документ и на какой странице расположен.

Порядок формирования состава личного дела в 2017 году

Если уж руководство компании принимает решение о необходимости заведения личных на работников, то делать это нужно по всем правилам, в соответствии с установленными требованиями. Порядок формирования состава в 2017 году приведен ниже.

Для оформления берется обычная белая папка на завязках, на обложке пишется ФИО работника, его должность. Внутрь вкладываются все документы, имеющие отношения к работнику, и обязательно составляется опись документов личного дела — пример описи.

Какие документы входят в состав личного дела:

• анкета соискателя, резюме;
• личная карточка Т-2;
• личный листок по учету кадров;
• копии документов, предоставленных сотрудником (паспорта, инн, снилс, дипломов, аттестатов об образовании и иных);
• оригинал трудового договора и прочих соглашений, заключенных с работником;
• оригиналы заявлений, написанных лично работником — о трудоустройстве, переводах, материальной помощи, отпуске, увольнении и другие;
• оригиналы приказов, имеющих отношение к работнику — о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, поощрениях, взысканиях, увольнении;
• характеристики на работника;
• рекомендательные, благодарственные письма;
• медицинские справки;
• уведомления, заявления и прочие документы, дающие право на получение налоговых вычетов по НДФЛ и других льгот;
• больничные листы;
• другие документы.

Указанная документация включается в состав личного дела по мере их поступления и оформления. Реквизиты каждого документа фиксируются во внутренней описи, которая предназначена для того, чтобы обобщить информацию обо всех вложенных документах.

Личные дела должны храниться надлежащим образом, не быть доступными посторонним. Условия нужно обеспечить самые удобные, так как личные дела подлежат хранению — бессрочно для руководящего состава и 75 лет — для прочего персонала.