Что такое письмо-напоминание — примеры

Организации в ходе своего сотрудничества ведут деловую переписку. Деловые и информационные письма различного назначения имеют важную роль, они позволяют документально зафиксировать переговоры между организациями.

Письмо-напоминание  — это информационная деловая бумага, которая содержит напоминание о каком-либо событии, мероприятии. Например, посредством него можно напомнить о встрече, о наступлении срока оплаты, о любом другом событии, о выполнении обязательств. Конечно, напомнить можно и в устной форме, например, позвонив по телефону. Это значительно проще и быстрее. Но зафиксированные на бумаге слова позволят в нужны момент доказать совершение определенных действий, в данном случае письмо поможет доказать, что напоминание действительно было, адресат был уведомлен о наступлении какого-либо события.

Обычно деловые письма оформляют на фирменном бланке, заверяют подписью исполнителя и ответственных лиц, регистрируют в журнале исходящей документации, после чего направляют адресату удобным способом. Часто используется Почта России, напоминание отправляют ценным письмом с уведомлением о вручении. Можно передать бумагу лично в руки или направить через интернет.

Другие образцы информационных писем:

• запрос — образец.

Как написать письмо-напоминание о выполнении обязательство по оплате долга

Письма датируют, указывают место оформления, прописывают контакты либо используют фирменный бланк.

Текст письма об оплате задолженности строится следующим образом:

• обращение к адресату (вежливо по имени отчеству, если они известны);
• причина обращения;
• напоминание об исполнении обязательств по оплате долга;
• дата исполнения обязательств;
• документы, подтверждающие возникновение задолженности;
• сумма задолженности;
• просьба исполнить взятые на себя обязательства;
• штрафные санкции, которые могут быть применены при неисполнении обязательств;
• подпись исполнителя документа.

В ходе регистрации письма-напоминания в регистрационном журнале, ему присваивается номер, который указывают в качестве исходящего номера на бланкеа.

Если письмо-напоминание передает лично в руки адресату, то нужно убедиться, что документ зарегистрирован в журнале входящей документации и отметка о регистрации проставлена на бланке. Только в этом случае можно быть уверенным, что письмо дошло до адресата.

Скачать образец бесплатно

Письмо-напоминание о выполнении обязательств образец — скачать.