Назначение ответственного за трудовые книжки — образец приказа

Работодатель, собирая у персонала документы личного характера, обязан обеспечить их безопасное хранение. В частности, трудовые книжки, которые работники сдают при трудоустройстве до момента увольнения хранятся по месту работы, при этом задача работодателя — обеспечить их сохранность и надлежащие условия хранения. Следить за данным моментом должно ответственное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Если руководитель не назначит ответственного в приказе, то обязанности по ведению и обеспечению сохранности трудовых книжек сотрудников будет возложены на самого директора. Как правило, в средних и крупных организациях, выбирается из числа персонала ответственное лицо, например, сотрудник кадрового отдела. Это лицо должно руководствоваться в работе Правилами, утвержденными Правительством РФ№225 в ред. от 25.03.2013.

Назначенный сотрудник должен вести учет получаемых книжек, регистрировать их движение в специальном журнале — скачать образец книги учета. Место хранение должно быть безопасным, закрытым от доступа третьих лиц. Это может быть сейф, несгораемый шкаф. Трудовые книги могут выдаваться только письменному запросу владельца в особых случаях, например, для назначения пенсии. Во всех прочих ситуациях выдается заверенная копия трудовой.

Ответственное лицо должно обеспечивать контроль не только за самими книжками, но и вкладышами в них.

Как составить приказ о назначении ответственного работника за трудовые книжки

Бланк приказа в распорядительной части должен содержать информацию о ФИО и должности сотрудника, назначаемого ответственным, например, в данной роли может выступать ведущий кадровый специалист или начальник отдела кадров. Если штатный состав небольшой, то обязанности по ведению, хранению и учету трудовых книжек руководитель может оставить за собой.

Помимо ответственного лица, нужно назначить также и его заместителя, который будет исполнять обязанности при отсутствии основного сотрудника.

В приказе можно обозначить круг обязанностей назначенного лица. Все обязанности направлены на обеспечение должных условий хранения, правильный учет и ведение книжек. Одной из важной обязанностью, которой пренебрегают многие компании, является ведение книги учета в отношении рассматриваемых личных документов. Книгу должны вести все организации и ИП, которые имеют персонал. Освобождены от данной обязанности только физические лица без образования ИП, которые используют наемный труд.

Если работник назначен ответственным за ведение и учет трудовых книжек и после назначения выяснено, что книги учета нет, то необходимо ее завести в срочном порядке, внеся в нее регистрационные данные обо всех имеющихся книжках.

В качестве повода для оформления приказа можно указать ссылку на п.45 Правил ведения трудовых книжек.

Чтобы приказ был исполнен в точном соответствии со своим содержанием, нужно также назначить сотрудника, которое обеспечит контроль за исполнением. Руководитель может эту обязанность оставить за собой.

Приказ о назначении оформляют на фирменном бланке, заверяют личной подписью директора, регистрируют в журнале. Согласно нумерации проставляется персональный номер распоряжения с указанием даты формирования.

Пример приказа

Скачать образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек 2017 — скачать.