Авансовый отчет АО-1 — оформление

Авансовый отчет форма АО-1 — это унифицированный бланк, который заполняют подотчетные лица для того, чтобы отчитаться перед бухгалтерией о потраченных денежных средствах, выданных ему организацией.

Подотчетные лица получают деньги для произведения определенных расходов, связанных с нуждами организации — командировочные, представительские, покупку канцелярских, хозяйственных товаров и другие цели.

Авансовый отчет оформляется при получении денежных средств. При этом подотчетное лицо должно предоставить заявление на выдачу денег в подотчет, заявление должно быть утверждено подписью руководителя организации. Выдача денег в подотчет возможна только при тех условиях, что работник отчитался с помощью авансовых отчетов за предыдущие суммы, и сам работник включен в список подотчетных лиц, которым могут выдаваться денежные средства на служебные нужды. Список подотчетных лиц закрепляется в соответствующем приказе руководителя.

В заполнении авансового отчета принимают участие как бухгалтер, так и сам работник. О потраченной сумме авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в установленный срок. Скачать бланк авансового отчета форма АО-1 и образец его заполнения можно ниже в формате excel.

Образец заполнения АО-1

В бланке авансового отчета форма АО-1 должны быть заполнены строки лицевой и обратной стороны.

На лицевой стороне заполняется:

• название компании;
• номер и дата отчета (ставится бухгалтером);
• название структурного подразделения и сведений о подотчетном лице — также заполняются бухгалтером;
• назначение аванса — указывают, на какие цели будут потрачены полученные средства;
• следующие два небольшие таблицы заполняются бухгалтером после того, как работник заполнит оборотную сторону, здесь указываются данные о полученном авансе, израсходованной, остатке или перерасходе, а также отражается бухгалтерская запись (указываются счета дебета и кредита, зависящие от направления расходования денег).

Если у работника остались деньги, то они должны быть внесены в кассу организации с оформлением приходного кассового ордера, его номер и дата указываются в бланке авансового отчета АО-1.

Если подотчетному лицу не хватило полученной суммы, то сумма, потраченная им сверх выданного аванса выдается из кассы на основании расходного кассового ордера, о чем также делается отметка на лицевой стороне бланка АО-1.

На оборотной стороне подотчетное лицо отражает данные обо всех своих расходах:

• на что потрачены деньги;
• в каком размере потрачены;
• каким документом подтверждается расходование средств.

Номер счета, на который будет отнесена сумма по каждому документу, указываются бухгалтером. Подотчетное лицо подписывает оборотную сторону формы АО-1 и передается авансовый отчет бухгалтеру, который вносит необходимые данные на лицевой стороне.

Бухгалтер проверяет правильность заполненных работником сведений и ставит свою подпись. Далее необходимо заполнить расписку к авансовому отчету о том, что отчет подотчетного лица принят, и претензий к нему нет. Заполненная расписка подписывается бухгалтером, отрывается по линии отреза и отдается подотчетному лицу. Наличие расписки будет означать, что никаких долгов по авансовой сумме у подотчетного лица нет. Расписку следует сохранить на случай появления вопросов у бухгалтерии.

Скачать образец бесплатно

Авансовый отчет форма АО-1 бланк — скачать.

Образец заполнения авансового отчета форма АО-1 — скачать.