Порядок подготовки приказа об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура служит для отображения полного перечня дел, содержащих определенного рода локальные и полученные извне документы. Она не является строго регламентированной и находит отражение в своем использовании на предприятиях, характеризующихся большим штатом сотрудников. Как правило, предприятие издает приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже.

Документация, как правило, распределяется в папки по определенной тематической классификации, на лицевой поверхности которых обозначается надпись «Дело». Численность таких папок у крупных организаций может достигать нескольких сотен единиц.

Кем составляется приказ?

Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации.  Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений. Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю.

О сроках действия

Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры. В большинстве организаций этот временной промежуток не превышает одного года, однако может корректироваться по усмотрению руководства.

Образцы других приказов об утверждении:

• положения по оплате труда;
• правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить приказ об утверждении номенклатуры дел

Документ не характеризуется строгими нормативными требованиями и подлежит составлению, как в ручной, так и в печатной версии. Возможно оформление посредством применения фирменного бланка. Утверждение номенклатуры дел производится путем проставления оригинальной подписи руководителя, а фиксация печати не является обязательным действием (законодательно упразднено с 2016 года). В течение всего временного периода действительности приказ подлежит сохранению наряду с иной распорядительной документацией. После прекращения актуальности документ перемещается в архив, где продолжает сохраняться на протяжении положенного срока.

Какие моменты включать в состав приказа?

Хотя регламентированная структура приказа об утверждении нигде не обозначена, при его издании рекомендовано обеспечить присутствие в тексте положений, затрагивающих следующее:

необходимость фиксации в верней части бланка (после логотипа организации или ее правильного наименования) даты и места под будущий регистрационный номер;

преамбула подразумевает обозначение сути документа;

распорядительный раздел стартует командой «Приказываю» и направлен на действие, связанное с утверждением соответствующей номенклатуры дел в данном предприятии;

обозначаются номенклатурные особенности (номер, временные рамки, в течение которых подразумевается ее действие и пр.);

заключительным положением определяется перечень лиц, наделенных ответственностью за исполнение распоряжения, отображенного в настоящем утверждающем приказе для номенклатуры.

Завершается приказ традиционной фиксацией личной подписи главы компании с расшифровкой его должности и инициалов. Затем следует процедура, направленная на ознакомление всех задействованных настоящим документом лиц.

Образец оформления

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел — скачать.