Ведение книги учета трудовых книжек

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в специально отведенном месте, которое должно обладать оптимальные параметрами по влажности и температуре. А сведения о них заносятся в специальную книгу учета типового формата. Условия хранения должны быть обеспечены таким образом, чтобы никто посторонний не мог до них добраться. Хорошо, если это будет несгораемый сейф или шкаф с замком.

Каждая трудовая книжка или вкладыш в нее должны быть зарегистрированы в книге учета. Данная обязанность возлагается на ответственное лицо, назначенное приказом руководителя (скачать образец приказа). Данные о трудовой книжке вносятся при ее получении от работника (обычно при трудоустройстве). Запись будет подтверждать, что работодатель получил от работника этот важный документ.

Далее на протяжении всей трудовой деятельности работника на данном предприятии трудовая книжка хранится у работодателя. Если работнику необходимо получить ее, то обычно выдается ее заверенная копия, а оригинал продолжает храниться в сейфе. Бывают случаи, когда трудовые книжки выдаются на руки, при этом в книге учета делается соответствующая запись о ее выдаче работнику на руки. Такие случае редкие, например, оформление пенсии в ПФР. Пенсионный фонд обычно требует оригинал документа для начисления пенсии.

В последний рабочий день сотрудника трудовая книжка изымается из места хранения, в ней делается запись об увольнении, при этом в книге учета делается запись о ее выбытии и выдаче сотруднику.

Книга учета имеет важное значение — она систематизирует информацию обо всех трудовых книжках персонала, вкладышей в них и позволяет в любой момент уточнить, подавал ли тот или иной сотрудник этот документ работодателя, где он в данный момент находится. Проверяющие органы могут затребовать эту книгу при необходимости, поэтому ее ведение является обязательным.

Регистрационные журналыможет быть предусмотрены для различных документов, для их учета и систематизации.

Примеры оформления некоторых журналов можно скачать ниже:

• для платежных ведомостей Т-53а — образец;
• для приказов по личному составу — образец;
• для инструктажа — образец.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Бланк книги имеет типовую форму, утвержденную Минтрудом России. Внешне она представляет собой табличную часть, в которой предусмотрены следующие графы:

• порядковый номер;
• число, месяц и год приема на работу и, соответственно, внесения записи в трудовую книжку;
• ФИО владельца книжки;
• данные о трудовой книжке — серия и номер;
• должность владельца;
• место работы и структурное подразделение, где будет работать владелец документа;
• реквизиты приказа о приеме на работу;
• подпись лица, получившего книжку и внесшего в нее запись;
• если оформляется новая трудовая книжка или новый вкладыш в нее, то делается это за счет работника, полученная от него сумма должна быть также отражена в графе книги учета;
• дата выдачи на руки владельцу при увольнении;
• подпись владельца и дата.

Сведения о каждой трудовой книжке должны быть внесены в книгу учета, для этого назначается ответственное лицо, которое будет вести этот бланк.

Скачать образец бесплатно

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать бланк — ссылка.